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Was darf der für Sie perfekte Freelancer kosten?

Daran erkennen Sie den geeigneten Dienstleister für Ihr nächstes IT-Projekt

Bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, sprich Freelancern, hängt der Erfolg eines Projektes maßgeblich von der Qualifikation & Eignung des Freelancers ab. Doch wie viel darf der für Sie perfekte Freelancer eigentlich kosten?

Das möchte ich heute gemeinsam mit Ihnen herausfinden. Dabei konzentrieren wir uns im Kern auf 5 Fragestellungen:

Frage 1: Was wollen Sie eigentlich?

Bevor wir überhaupt darüber sprechen können, was ein Freelancer kosten darf und was er können sollte, führt zunächst kein Weg daran vorbei, herauszufinden, was Sie als Unternehmen überhaupt wollen.

In der IT-Branche gibt es unglaublich viele Bereiche, die sehr unterschiedlich sind. Ich bin mir fast sicher, dass es auch für jeden noch so speziellen Bereich mindestens einen Freelancer gibt, der seine Leistungen dafür anbietet. Für die Beauftragung spielt es deshalb eine entscheidende Rolle, ob Sie zum Beispiel eine Webseite möchten, ein neues Warenwirtschaftssystem oder ein internes System zur Zeiterfassung. Und auch diese Bereiche lassen sich noch weiter unterteilen, bis man schließlich bei dem Fachbereich angekommen ist, in dem man Unterstützung braucht. In einigen Fällen ist es sogar sinnvoller ein Projekt an mehrere Freelancer zu vergeben, damit jeder seine Stärken optimal ausspielen kann. Das kann sich wiederum auch positiv auf das Budget des Projektes auswirken.

Also ist es nun Ihre Aufgabe aufzuschreiben, ggf. auch in Stichpunkten, was Sie konkret benötigen. Am Beispiel einer Webseite könnte das wie folgt aussehen:

  1. Ich brauche eine Webseite
  2. Ich möchte, dass meine Webseite unter "nikolas-meyer.de" aufgerufen werden kann
  3. Mir ist wichtig, dass die Vision meines Unternehmens verständlich transportiert wird
  4. Ich habe mir die Webseite vom Konkurrenten "x" angesehen. Daran finde ich [...] gut und [...] gefällt mir gar nicht
  5. Über die Webseite sollen potentielle Kunden auf meine Ladengeschäfte an den Standorten [...] aufmerksam werden
  6. Über die Webseite muss der Kunde einen Beratungstermin vereinbaren können
  7. Ich möchte, dass die Kunden über einen Chat mit einem Kollegen in Kontakt treten können
  8. Ich brauche viele Bilder und Grafiken, um meine Produkte verständlicher zu machen (Eigene Bilder habe ich davon nicht)
  9. ...

Schreiben Sie alles auf, was Ihnen zu diesem Thema einfällt. Und mit "alles" meine ich wirklich alles! Und ganz besonders sollten Sie die Dinge aufschreiben, die Ihnen total "selbstverständlich" erscheinen.

Einer der ersten Schritte für die erfolgreiche Kommunikation zwischen Unternehmen und Freelancern ist es, sich von "Selbstverständlichkeiten" zu verabschieden.

Sie arbeiten wahrscheinlich schon etwas länger in Ihrem Bereich und haben auch sehr viel Erfahrung, in dem was Sie machen. Bei dem Freelancer sieht es genauso aus. Auch er ist ein Experte - allerdings in einem ganz anderem Bereich als Sie.

Stellen Sie sich vor: Sie betreiben ein Unternehmen in der Handelsbranche. Natürlich haben Sie die genauen Durchlaufszeiten und Umschlagshäufigkeiten für Ihre Produkte im Kopf. Und wenn nicht, sind Sie auf jeden Fall dazu in der Lage, einen kompletten Umschlag für Ihr Lager zu berechnen. Ein Freelancer aus dem Bereich Web-Entwicklung kennt wiederum genau das Zusammenspiel zwischen Domain, dem Domain Name System und der Secure Sockets Layer Verschlüsselung. Es wird immer Bereiche geben, die für Sie total "selbstverständlich" sind, von denen ein externer Dienstleister aber noch nie etwas gehört hat, weil es für seine Arbeit bisher nicht erforderlich war.

Wenn wir jetzt wissen, was Sie tatsächlich brauchen und alle "Selbstverständlichkeiten" aus dem Weg geräumt sind, müssen wir den passenden Freelancer prüfen und herausfinden, ob der Kandidat die notwendigen Fähigkeiten für Ihr Projekt mitbringt.

Frage 2: Kann der Freelancer auch das, was Sie brauchen?

Das ist wohlgemerkt keine leichte Frage und die Antwort darauf ist ebenso schwierig zu beantworten. Andererseits ist diese Frage sehr ausschlaggebend für den Preis bzw. den Erfolg eines Projektes. Wenn Sie in einem Dienstvertrag mit einem Freelancer stehen, der am Ende doppelt so lange braucht wie geplant, weil er aufgrund fehlender Kompetenz einfach mehr Zeit benötigt, ist das Budget für Ihr Projekt schnell aufgebraucht.

Jetzt kommt aber der Teil, der noch sehr viel schwieriger zu beantworten ist: Sie müssen herausfinden, ob Sie dazu in der Lage sind, die fachlichen Fähigkeiten des Freelancers zu beurteilen. In meiner Laufbahn als Freelancer in der Webentwicklung war ich leider oft in der Situation, dass Geschäftsführer oder Entscheider über meine Fähigkeiten urteilen mussten und spontan fallen mir nicht viele ein, die wirklich wussten, wovon ich spreche oder dies wirklich beurteilen konnten.

Es ist kein Zeichen von Schwäche, sich Hilfe zu holen. In Wahrheit zeigt es die wahre Stärke einer Person.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie einen Ihrer Mitarbeiter oder Kollegen, vielleicht haben Sie jemanden in Ihrem Freundeskreis oder Sie nehmen einfach mit mir Kontakt auf.

Frage 3: Stundensatz ist relativ / Zeit ist Geld!

Leider muss ich Ihnen jetzt etwas Unangenehmes mitteilen: Der Stundensatz des Freelancers spielt eigentlich gar keine Rolle. In der Realität sagt er absolut nichts über die tatsächlichen Kosten für ein Projekt aus.

In vielen Branchen lässt sich relativ klar abgrenzen, wie lange eine bestimmte Tätigkeit dauert. An dieser Stelle möchte ich das Beispiel eines Lagermitarbeiters bei einem Versandhändler anführen. Wir betrachten eine bestimmte Tätigkeit: Das Verpacken von Waren in einen Versandkarton. Auch, wenn die Zeitspanne für das Verpacken eines einzelnen Paketes hier variiert, lässt sich relativ einfach ermitteln, wie lange ein Mitarbeitet im Schnitt für eine Tätigkeit benötigt. Und diese Werte lassen sich in der Regel auch recht gut auf andere Mitarbeiter übertragen.

Betrachten wir nun das Beispiel eines Webdesigners, der Ihnen eine Webseite entwerfen soll. Sicherlich gibt es auch hier Durchschnittswerte, wie lange eine Person für das Design einer Webseite braucht, aber diese lassen sich nicht so einfach von einer Person auf eine Andere übertragen.

Also werden wir konkret: Sie haben zwei Kandidaten zur Wahl. Kandidat 1 verlangt 50€ pro Stunde und Kandidat 2 möchte gerne 100€ die Stunde haben. Wenn wir jetzt der Einfachheit halber davon ausgehen, dass beide die gleiche Aufgabe mit exakt demselben Ergebnis produzieren würden, dann müsste Kandidat 2 doppelt so schnell sein, um gleich viel kosten zu dürfen. Und ich verspreche Ihnen, dass das tatsächlich auch vorkommt. Ich war selbst schon in Situationen, in denen ein Freelancer nur etwa ein Zehntel der Zeit im Vergleich zu einem Kollegen gebraucht hat.

Freelancer 1Freelancer 2
Stundensatz50€100€
Aufwand geschätzt8h1h
Projektkosten400€100€

Das macht die Sache schon mal komplexer. Halten Sie sich bei der Betrachtung immer vor Augen, dass der Stundensatz keinerlei Aussage darüber gibt, ob ein Projekt mit einem Freelancer teuer wird oder nicht.

Frage 4: Brauchen Sie immer den besten Freelancer?

Jeder möchte in seinem Bereich der Beste sein und wenn es dann um das eigene IT-Vorhaben geht, ist der Beste gerade noch gut genug.

Kennen Sie das? Ich würde Ihnen raten, davon Abstand zu nehmen. Denn es muss nicht immer der/die Beste sein. Damit möchte ich Ihnen nicht dazu rate, einfach irgendjemand zu engagieren, sondern Sie sollten darauf achten, dass Ihr ausgewählter Freelancer auch zu dem passt, was Sie umsetzen möchten.

Dafür müssen Sie einschätzen können, ob Sie ein komplexes oder einfaches Projekt vor sich haben. Dabei spreche ich gar nicht von dem Aufwand, sondern einfach von der Komplexität der Programmierung bzw. Aufgabe.

Lassen Sie uns wieder auf ein Beispiel schauen: Würden Sie für den Aufbau eines Regals von Ikea einen Tischlermeister beauftragen? Ich hoffe nicht...

In der IT-Branche verhält es sich genauso. Nur können Sie sich hier nicht auf Titel verlassen und auch Studienabschlüsse geben Ihnen keine Auskunft über die tatsächliche Qualifikation eines Freelancers.

Wie Sie erkennen, ob ein Freelancer wirklich gut ist, erfahren Sie in Kürze in einem weitern Blogbeitrag. Das würde an dieser Stelle den Rahmen sprengen.

Finden Sie heraus, ob Sie die "Reise zum Mars" planen oder ob es doch nur ein "Ikea-Regal" ist, das aufgebaut werden muss.

Frage 5: Welchen Mehrwert hat Ihr Unternehmen durch die Zusammenarbeit?

Wenn ich mit Freelancern spreche, dann rate ich ihnen immer dazu, keine Leistungen zu verkaufen, sondern Mehrwerte. Genauso werde ich Ihnen an dieser Stelle raten, entsprechend keine Leistungen zu kaufen, sondern einen Mehrwert für Ihr Unternehmen.

Wenn Sie einen Mehrwert kaufen, können Sie diesen in der Regel monetär beziffern. Natürlich klappt das nicht immer, aber in den meisten Fällen findet man einen monetären (ansonsten einen fiktiven ) Wert, der durch die Arbeit des Freelancers entsteht.

Nehmen wir als Beispiel Ihre Webseite: Sie könnten den Auftrag erteilen, um eine schöne Webseite zu erstellen. Oder Sie beauftragen einen Freelancer, um eine Webseite umzusetzen, die neue Kunden für Sie generiert. Aufgrund Ihrer Erfahrung und der Ihres Freelancers prognostizieren Sie 100 zusätzlich Kunden, die über diese Webseite generiert werden sollen. Nun ermitteln Sie ganz einfach den durchschnittlichen Umsatz bzw. Gewinn, den Sie mit Neukunden erzielen und können dadurch den monetären Mehrwert ableiten.

Damit lässt sich dieses Beispiel wunderbar mit dem Handel vergleichen: Sie kaufen etwas günstig ein und verkaufen es teuer weiter. Verkaufen Sie aber günstiger, als Sie eingekauft haben, haben Sie ein Problem.

Natürlich ist dieses Beispiel stark vereinfacht. Hier wäre auch noch der Imagezuwachs und die generelle Markenpräsentation zur Vertrauenserzeugung als fiktiver Gewinn zu betrachten. Aber durch die Betrachtung des monetären Wertes bekommen Sie eine recht gute Einschätzung, wie teuer Ihr Projekt werden darf bzw. ab wann es sich unter Umständen amortisiert.

Also was darf er nun kosten - der Freelancer, der am besten zu Ihnen passt?

  1. Definieren Sie Ihre Anforderungen akribisch, ansonsten kann Ihnen keiner ein gutes Angebot machen.
  2. Entscheiden Sie, ob Sie wirklich den Freelancer beurteilen können.
  3. Nehmen Sie Abstand von der reinen Betrachtung des Stundensatzes.
  4. Es muss nicht immer der Meister sein. Oft ist der Lehrling mehr als genug.
  5. Definieren Sie den monetären Mehrwert Ihres Projektes.

Bei all diesen Themen unterstütze ich Sie gerne. Ich wurde schon häufiger von anderen IT-Freelancern oder Kollegen als "Chef-Flüsterer" bezeichnet. Ich habe für mich persönlich früh begriffen, dass es wichtig ist, ein Verständnis für beide Seiten eines Gespräches zu entwickeln. So habe ich gelernt auch komplexe IT-Fragen mit Entscheidern zu erörtern, bei denen sich das Fachwissen über IT nur auf ein Minimum beschränkte.

Lassen Sie uns ein unverbindliches Telefonat führen oder persönlich in Kontakt treten. Gemeinsam schaffen wir es, die Kosten für Ihr IT-Projekt zu bestimmen und ich sorge gerne dafür, dass Ihr Budget auch eingehalten wird.

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